Top 10 Melhores práticas de BI

Maximizar o valor do seu projeto de BI depende muito da usabilidade e da adoção do usuário. Um não pode ir longe sem o outro, mas os dois juntos levam a um ROI rápido e duradouro. Conheça as 10 melhores práticas de BI que o ajudarão a projetar uma solução que funcione para todos em sua empresa e em todos os departamentos.

Top 10 Melhores práticas de BI

1. Crie um RoadMap

Antes que qualquer implementação de BI possa começar, e de preferência antes que uma solução de BI possa ser adquirida, uma prática recomendada é mapear uma estratégia de BI. Isso inclui obter informações de cada departamento que poderia se beneficiar do BI – desde o andar do Depósito até o Corporativo.

Mapeie onde o BI pode causar o impacto mais significativo, agora e ao longo do tempo, para que haja uma imagem clara do que será realizado imediatamente e do que será adicionado ao longo do processo de definição do escopo. Forneça aos usuários dados aos poucos e deixe-os colher os benefícios do BI rapidamente. As melhores práticas de BI para implementação incluem sempre pensar grande, mas começar pequeno para que os sucessos predominem em sua lista.

Em seguida, expanda o escopo e as fontes de dados quando chegar a hora certa.

2. Estabeleça as métricas que importam

Definir as métricas mais críticas para sua empresa é uma etapa importante para evitar a sobrecarga de informações, por isso essa é uma recomendação crítica de BI. É também aquela em que frequentemente vemos as empresas terem dificuldades. Muitas empresas tentam se concentrar em muitas métricas diferentes sem focar nos KPIs que realmente importam. Isso é verdadeiro tanto para indicadores internos quanto externos.

Comece com seus objetivos ou os principais resultados que determinam seu sucesso. Depois de conhecê-los, você pode voltar a trabalhar no negócio e esclarecer quais atividades têm maior impacto em atingir esse estado final. Com o objetivo em mente, fica mais fácil filtrar os dados importantes dos não tão importantes.

3. Defina seus ciclos de ação

Um exemplo de ciclo de ação é pautado em 4 etapas pelo “OODA”, Observação, Orientação, Decisão e Ação.O objetivo do BI é fornecer dados de uma maneira que torne esse ciclo rápido, eficiente e confiável.

Depois de saber quais métricas são mais importantes você deve documentar seu ciclo de ação antes de começar a projetar. Isso deve ser feito principalmente por, ou em estreita cooperação com, os empresários e gestores que, em última instância, precisarão das informações para tomar melhores decisões. Esta documentação é crítica para o pessoal que irá preparar as análises para você.

4. Atribuir as funções da matriz de responsabilidade

Uma parte importante do design do seu Ciclo de Ação é a atribuição de funções da Matriz de Responsabilidade.

O ciclo OODA  diz o que você vai olhar. A tarefa restante de criar um projeto com base nas melhores práticas de BI é abordar quem está examinando esses dados, quais são suas funções nesse ciclo de decisão e as informações de que precisarão para executar essas responsabilidades. Ao olhar para o Ciclo de Ação, você deve considerar as quatro funções da Matriz de Responsabilidade. Eles são: Executor, Responsável, Controlador e Informado.

5. Identifique as personas do usuário de BI

O uso do BI pelos funcionários varia entre as organizações e funções. Alguns usuários precisarão de acesso a funções analíticas avançadas, alguns precisam de acesso a alguns painéis e relatórios por meio de seus dispositivos móveis e outros podem precisar apenas seguir alguns KPIs em uma tela plana em seu ambiente de trabalho.

Análises, painéis e relatórios não têm tamanho único. Uma estratégia construída com base nas melhores práticas de BI responderá às questões de negócios de uma forma que faça mais sentido para aqueles que precisam saber as respostas.

Comece agrupando os usuários em funções predefinidas, da mesma forma que você fez para a Matriz de Responsabilidade. Em vez de agrupar por responsabilidade, pense nisso como agrupamento por experiência do usuário de BI.

Em nossa experiência, geralmente há quatro grupos diferentes de usuários de BI em sua organização que você deve considerar ao trabalhar com qualquer ferramenta de inteligência de negócios: Consumidores de informações, Usuários de negócios, Analistas de negócios e Designers de informações.

6. Recrute um embaixador de BI interno

Ajuda muito ter um membro da equipe dedicado a disseminar as melhores práticas de suporte e BI entre os funcionários de todos os departamentos. Essa pessoa deve ter conhecimento técnico da solução. Ele ou ela deve ser capaz de fornecer treinamento básico, suporte técnico e recursos adicionais para o restante da equipe. Frequentemente essa pessoa desempenha a função de Designer de Informações ou Analista de Negócios em uma empresa.

Um defensor de BI também deve ter um conhecimento sólido das outras personas de usuário de BI dentro da empresa, para que possam criar relatórios, análises e painéis que atendam às necessidades de vários usuários da melhor forma.

Eles devem servir como um elo de ligação entre os usuários de negócios e consumidores de informação agudamente técnicos e cotidianos.

7. Forneça o treinamento adequado

É essencial que cada usuário de BI esteja armado com as lições e informações certas para aproveitar ao máximo o software. Todos devem ter acesso a conteúdo e vídeos para download, bem como, no mínimo, uma lição inicial apresentada por um especialista na solução de BI.

Somente quando todos os usuários compreenderem as possibilidades em sua caixa de ferramentas que eles poderão aproveitar totalmente o conhecimento e insights que o Business Intelligence self-service oferece. O BI é que nem um Iceberg, onde meros 10% da sua capacidade é vista, normalmente quando é visto somente como um software de geração de relatórios, mas há mais 90% a ser explorado para poder extrair o verdadeiro poder dos dados.

8. Coloque o BI onde os funcionários mais trabalham

Ao introduzir qualquer solução de BI em sua empresa, lembre-se: Adicionar outra plataforma para as pessoas acessarem as informações cria um processo mais complexo. Quanto mais complicado um processo se torna, menos provável é que ele seja executado.

A solução não é mudar os processos que já existem para as empresas; é fornecer acesso às informações corretas onde as pessoas já estão trabalhando. Incorporar uma análise no cartão do produto em seu sistema ERP ou no cartão do cliente em seu sistema CRM é uma maneira fácil de garantir que você não interrompa o trabalho das pessoas e é uma importante prática recomendada de BI.

9. Se torne móvel

À medida que a tecnologia continua a evoluir, novas ferramentas tornam possível concluir uma quantidade cada vez mais abrangente de trabalho em smartphones e tablets. Assim como o e-mail se tornou onipresente na década de 1990, as empresas agora estão encontrando dificuldades para viver sem aplicativos móveis.

O BI móvel é o segundo aplicativo mais popular para empresas em movimento, atrás apenas do e-mail, de acordo com o Gartner. Os tomadores de decisões de negócios precisam acessar os dados da empresa no aeroporto enquanto aguardam o voo, no carro a caminho da próxima grande reunião com o cliente e na própria fábrica. Qualquer hora e qualquer lugar. Para competir, as empresas devem ter BI móvel na palma da mão ou correm o risco de ficar para trás. Quando se trata de práticas recomendadas de BI, isso é essencial.

10. Incentive a experimentação

O verdadeiro BI self-service incentiva a experimentação de dados por conta própria. A capacidade de realizar análises ad-hoc com dados fora do data warehouse não apenas economiza uma quantidade significativa de tempo que costumava ser gasto esperando pelo TI, mas incentiva os usuários de BI a pensar fora da caixa ao resolver problemas.

Analise milhões de fontes de dados, como formatos de arquivo simples, como CSV, Excel ou Google Docs; fontes de dados internas, como ODBC e OData; ou incorpore dados de alguns dos maiores provedores de dados do mundo para acessar informações sobre tudo, desde desenvolvimento de preços de commodities a informações demográficas e clima. O mundo externo afeta seus negócios; descubra como.

Proteja seu investimento em BI

Tornar essas práticas recomendadas de BI parte de seu fluxo de trabalho diário não apenas melhora as operações da empresa, mas muda a cultura da empresa e coloca você no caminho para se tornar uma organização verdadeiramente orientada por dados. É hora de tomar decisões melhores e mais rápidas.